Julkaistu: 1.4.2011
Virkakieli töksäyttää asian
Kun viranomainen lähestyy kansalaista kirjeitse, asia pitää kirjoittaa selkeästi ja ymmärrettävästi. Esittelemme parannusehdotuksia, kuinka viestin voi muotoilla lukijaystävällisesti.
Virkakieltä on parjattu koukeroisista ilmauksista ja töksähtävästä tyylistä. Onneksi vastaan tulee paljon myös hyvin muotoiltuja virkakielen tekstejä.
Viestintävirasto (www.ficora.fi) lähettää asiakkailleen melkoisen tylyjä kirjeitä. Viestintävirasto päättää muun muassa fi-päätteisten osoitteiden hallinnoinnista ja myöntää verkkotunnuksen yhdeksi, kolmeksi tai viideksi vuodeksi kerrallaan. Kun fi-verkkotunnuksen voimassaoloaika on päättymässä, siitä ilmoitetaan kirjeitse.
Minulle lähetettiin seuraavanlainen viesti, joka on sävyltään kovin kielteinen:
24.2.2011
VERKKOTUNNUKSEN VOIMASSAOLOAIKA PÄÄTTYY
Hyvä vastaanottaja,
Verkkotunnus: xxxxxx.fi
Yllä olevan verkkotunnuksen voimassaoloaika päättyy 26.4.2011. Jos verkkotunnusta ei uusita, siihen liitetyt verkkosivut ja sähköpostiosoitteet lakkaavat toimimasta.
Jos verkkotunnuksen alkuperäisenä haltijana oleva yritys tai yhteisö on lakannut, ei verkkotunnusta saa uusia, vaan tunnus on siirrettävä mahdolliselle uudelle haltijalleen. Linkki siirron ohjeisiin löytyy fi-verkkotunnuspalvelun etusivulta https://domain.ficora.fi/.
Sekä verkkotunnuksen uusimisesta että siirtämisestä peritään samansuuruinen maksu.− −
Verkkotunnus uusitaan Viestintäviraston fi-verkkotunnuspalvelussa, osoitteessa https://domain.ficora.fi/, valitsemalla etusivulta Verkkotunnuksen uusiminen ja maksamalla uusimismaksu joko verkkopankin kautta, tilisiirtomaksuna tai luottokortilla. Tilisiirtomaksua ei voi valita maksuvaihtoehdoksi, mikäli verkkotunnuksen voimassaolonajan päättymiseen on aikaa alle kuusi päivää. Mahdolliset palveluntarjoajalle maksetut nimipalvelinmaksut eivät välttämättä sisällä verkkotunnuksen uusimista.
Käyttäjätunnusta ja salasanalistaa ei tarvita verkkotunnuksen uusimiseen. Sen voi tehdä verkkotunnuksen haltija itse tai joku muu, esimerkiksi internet-palveluntarjoaja.
Jos verkkotunnusta ei uusita ennen voimassaoloajan päättymistä, verkkotunnuksen voimassaolo päättyy ja siihen liitetyt verkkosivut ja sähköpostiosoitteet lakkaavat toimimasta.
Ystävällisin terveisin
Viestintävirasto
verkkotunnukset
Otsikko pomppaa kirjeestä ensimmäiseksi silmään. Verkkotunnukseni voimassaoloaika päättyy! Lukijalle tulee heti pelästynyt olo. Mitä voin tehdä? Enkö saa enää käyttää verkko-osoitetta?
Aloituskappaleessa kerrotaan tarkka umpeutumispäivä, mutta annetaan sentään hiukan toivoa, kun puhutaan uusimisesta.
Toisessa kappaleessa kerrotaan tunnuksen siirtämisestä uudelle haltijalle, jos alkuperäinen yritys tai yhteisö on lakannut. Vasta kolmannessa kappaleessa kerrotaan varsinainen asia, miten tunnuksen voi uusia, ja annetaan tarkat ohjeet.
Kirjeestä jää vastaanottajalle hämmentynyt olo. Miksi lähettäjä olettaa, että verkkotunnusta ei haluta uusia? Miksi voimassaoloajan päättymistä korostetaan, mutta uusimisesta kerrotaan ikään kuin toisarvoisena seikkana?
Kirjeen sävy muuttuu lukijaystävällisemmäksi, jos otsikon vaihtaa ja muuttaa kappaleiden järjestystä. Uuden asiakirjastandardin mukaan suuraakkosia ei enää käytetä. Vastaanottajan puhuttelun voi kokonaan poistaa, koska yhteystiedot ovat ylempänä. Kirjeessä on myös toistoa, jonka voi poistaa.
Muokattu versio:
Verkkotunnus: xxxxxx.fi
Aika uusia verkkotunnus
Yllä olevan verkkotunnuksen voimassaoloaika päättyy 26.4.2011. Voit uusia verkkotunnuksen Viestintäviraston fi-verkkotunnuspalvelussa, osoitteessa https://domain.ficora.fi/ valitsemalla etusivulta Verkkotunnuksen uusiminen ja maksamalla uusimismaksun joko verkkopankin kautta, tilisiirtomaksuna tai luottokortilla. Mikäli verkkotunnuksen voimassaoloajan päättymiseen on aikaa alle kuusi päivää, tilisiirtomaksua ei voi valita maksuvaihtoehdoksi. Mahdolliset palveluntarjoajalle maksetut nimipalvelinmaksut eivät välttämättä sisällä verkkotunnuksen uusimista.
Käyttäjätunnusta ja salasanalistaa ei tarvita verkkotunnuksen uusimiseen. Sen voi tehdä verkkotunnuksen haltija itse tai joku muu, esimerkiksi internet-palveluntarjoaja.
Jos verkkotunnusta ei uusita ennen voimassaoloajan päättymistä, verkkotunnuksen voimassaolo päättyy ja siihen liitetyt verkkosivut ja sähköpostiosoitteet lakkaavat toimimasta.
Jos verkkotunnuksen alkuperäisenä haltijana oleva yritys tai yhteisö on lakannut, ei verkkotunnusta saa uusia, vaan tunnus on siirrettävä mahdolliselle uudelle haltijalleen. Linkki siirron ohjeisiin löytyy fi-verkkotunnuspalvelun etusivulta https://domain.ficora.fi/.
Sekä verkkotunnuksen uusimisesta että siirtämisestä peritään samansuuruinen maksu.Ystävällisin terveisin
Viestintävirasto
verkkotunnukset