Julkaistu: 1.3.2010
Puhetaidoilla pääsee pitkälle
Hyvät keskustelutaidot ovat kovaa valuuttaa. Neuvotteluissa pärjätäkseen tarvitaan tietoa muotoseikoista ja inhimillisistä tekijöistä.
Takana ovat ajat, jolloin työpaikalla yksipuolisesti kuunneltiin johtajan puhetta eikä kukaan uskaltanut hiiskahtaakaan − toivottavasti. Hyvät neuvottelutaidot ovat valttia paitsi työelämässä myös kotona ja harrastuksissa. Omia puhetaitojaan voi hioa aina, kun osallistuu ryhmäkeskusteluihin.
Neuvottelu on vuorovaikutustilanne, jossa jokainen pääsee osallistumaan omalla panoksellaan ja jonka tavoitteena on päästä yhteiseen lopputulokseen. Työpaikan sisäiset palaverit ja asiakastapaamiset ovat yhtä lailla neuvotteluja, vaikka ovatkin luonteeltaan erilaisia.
Meillä kaikilla on varmasti kokemusta turhanpäiväisistä neuvotteluista, joissa ei saada mitään tuloksia ja joiden tarkoitus on epäselvä. Kehittämällä neuvottelutaitoja on mahdollista tehostaa myös palavereiden kulkua.
Vetäjän rooli
Neuvottelu ja kokous eroavat toisistaan melko paljon. Kokous on virallisempi, ja siinä noudatetaan muodollista kokoustekniikkaa. Päätökseen pyritään yksimielisesti tai äänestämällä. Neuvottelu taas on vapaamuotoisempi ja yhteisymmärrykseen pyritään pääsemään keskustelemalla.
Ennen neuvottelua on hyvä lähettää kaikille osallistujille kutsu riittävän ajoissa ja kertoa, mistä neuvottelussa on tarkoitus keskustella. Jos suunnitellaan työpaikan kevätrientoa, voi kutsussa mainita budjetin ja alustavan ajankohdan tai muita reunaehtoja. Luokkatoimikunnan kokouskutsussa on hyvä sanoa neuvottelun aihe, esimerkiksi diskon järjestäminen. Osallistujat pystyvät valmistautumaan etukäteen ja selvittämään asioita ennakkoon.
Osallistujat ovat neuvottelussa periaatteessa samassa asemassa. Vaikka puheenjohtajan valitseminen ei ole pakollista, jonkinlainen vetäjä neuvottelussa helpottaa keskustelua. Jos joku kirjaa vielä sovitut asiat muistiin, neuvottelusta tulee tehokas.
Taitava puheenjohtaja on tilanneherkkä ja ohjaa keskustelua tasapuolisesti. Hän osaa kuunnella ja huolehtia siitä, että kaikki saavat puheenvuoron. Ihan helposta roolista ei ole kyse. Puheenjohtaja pitää lankoja käsissään ja pitää huolen aikataulusta ja käsiteltävistä asioista.
Kaikki mukaan
Jos käsiteltävä asia ei herätä osallistujien kiinnostusta, voidaan tehdä lyhyt kierros, jossa jokainen esittää mielipiteensä. Tällä tavalla voidaan viritellä keskustelua, mutta jos se ei lähde käyntiin, asian käsittelyn voi siirtää seuraavaan kertaan.
Päinvastaisesti keskustelu voi ryöpsähtää käyntiin niin, että lopulta kukaan ei kuule edes omia ajatuksiaan. Tällöin puheenjohtajan tehtävä on rauhoittaa tilanne ja jakaa puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä. Nojaaminen hetkeksi muodolliseen kokoustekniikkaan hillitsee yleensä villiintyneen puheryöpyn. Joskus myös tauon pitäminen on paikallaan.
Osallistumisinnokkuus vaihtelee. Mukana on äänekkäitä puhujia, jotka ovat koko ajan suuna ja päänä, ja sitten niitä hissukoita, jotka eivät juuri suutaan avaa. Puheenjohtajan tehtävänä on hillitä äänekkäitä ja rohkaista hiljaisia, mikä ei ole näin yksioikoinen tehtävä. Puheenvuorojen jakaminen voi auttaa tässäkin asiassa.
Taitava puheenjohtaja ei pelkää kritiikkiä vaan luottaa siihen, että tekee asiat oikein. Hän seuraa neuvottelun etenemistä herkästi ja reagoi epäkohtiin tarvittaessa.
Ristiriidat
Jokainen neuvotteluun osallistuva on vastuussa neuvottelun onnistumisesta. Inhimillisessä vuorovaikutuksessa kaikenlaiset käänteet ovat mahdollisia, eikä niitä pidä säikähtää. Kiivaankin väittelyn jälkeen voi syntyä hyvin sopuisa ratkaisu, joka miellyttää kaikkia.
Vuorovaikutus perustuu ilmaisu- ja kuuntelutaidoille. Jos malttaa keskittyä kuuntelemiseen, saa paljon enemmän hyötyä kuin olemalla itse koko ajan äänessä.
Ihmisten välisessä kanssakäymisessä ei voi välttyä ristiriidoilta. Näin on myös neuvotteluissa. Taitava puheenjohtaja osaa suhtautua myös ristiriitatilanteissa rakentavasti. Hän voi pitää vaikka tauon, jonka jälkeen keskustelua jatketaan. Kaikkien osapuolten kuunteleminen jäähdyttää kuohuvia tunteita. Jos tilanne äityy aivan mahdottomaksi, aggressiivisesti käyttäytyvän henkilön voi poistaa neuvottelusta rauhoittumaan. Parhaassa tapauksessa ristiriita puhdistaa ilmaa ja kun se on ratkaistu, neuvottelu jatkuu sopuisasti.
Vaihteeksi lenkille
Valmisteluihin kuuluu neuvottelutilan varaaminen ja istumajärjestyksen miettiminen. Tärkeintä on, että osallistujilla on katsekontakti muihin. Pienelle porukalle pyöreä pöytä on hyvä vaihtoehto, koska silloin kukaan ei ole erityisesti puheenjohtajan asemassa. Isommalle ryhmälle sopii U-muotoinen istumajärjestys tai suorakaide. Jälkimmäisessä katsekontaktin ylläpitäminen on välillä hankalaa.
Istumajärjestys merkitsee osallistumiseen yllättävän paljon. Ketään ei saa jättää muiden taakse piiloon, vaan kaikilla pitäisi olla tasavertainen paikka. Keskusteluun osallistuminen pitää tehdä mahdollisimman vaivattomaksi.
Neuvottelun luonteen mukaan voi käyttää myös muita tiloja kuin perinteistä neuvotteluhuonetta. Kävelylenkillä luistaa myös ajatus ja voi olla helpompaa sanoa omia mielipiteitään. Takkahuoneessa rennoissa nojatuoleissa löhöäminen voi kirvoittaa aivan uudenlaisia ajatuksia ideariihessä.
Taitavan neuvottelijan ominaisuuksia
- Valmistautuu etukäteen.
- On ystävällinen ja kannustava.
- Esiintyy avoimesti ja aktiivisesti.
- Seuraa keskustelua tarkkaan ja tekee tarvittaessa välikysymyksiä.
- Osaa kuunnella ja antaa puheenvuoron myös toisille.
- Auttaa ryhmää toimimaan suunnitelmallisesti.
Lähde: Anneli Kansanen, Neuvottelu- ja kokoustaito, WSOY