Julkaistu: 3.5.2010
Muistio kokoaa sovitut asiat
Huolellisesti laadittu muistio on kaikkien osallistujien etu. Kirjallisesta asiakirjasta näkee vaivatta, mitä päätettiin.
Virallisista kokouksista laaditaan pöytäkirja, joka on todiste kokouksen kulusta ja päätöksistä. Laeissa, asetuksissa ja yhdistysten säännöissä on ohjeita, joiden mukaan viralliset pöytäkirjat on laadittava. Monilla yhteisöillä on myös valmiit lomakkeet, joiden mukaan pöytäkirjat tehdään.
Epävirallisista neuvotteluistakin on hyvä laatia kirjallinen asiakirja, jotta sovitut ja päätetyt asiat ovat kaikilla ylhäällä. Tätä asiakirjaa voi myös kutsua pöytäkirjaksi tai kokousmuistioksi tai pelkästään muistioksi.
Esittelemme tässä yhden tavan laatia muistio. Monia muitakin tapoja on olemassa, mutta tämä malli on hyväksi havaittu ja toimiva. Malli sopii mainiosti kaikkiin työpaikan palavereihin tai yhdistysten epävirallisiin tapaamisiin, joista on kuitenkin hyvä jäädä kirjallinen, yhteinen muistikuva osallistujille.
Neuvottelussa tai palaverissa on hyvä valita sihteeri, joka kirjaa ylös keskustellut asiat. Yleensä riittää, että muistioon pannaan vain sovitut ja päätetyt asiat. Kaikkia käytyjä keskusteluja ei tarvitse toistaa. Joskus keskustelu äityy vilkkaaksi ja poukkoilee sinne tänne, mutta päätöstä ei synny. Sihteeri huolehtii, että saa riittävät muistiinpanot, ja kysyy tarvittaessa, mitä sovittiin.
Muistion kirjoittamiseen pitää varata aikaa mielellään heti seuraavana päivänä, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa. Muistio päivätään laadintapäivän mukaan.
Asiakirjastandardin mukainen asettelu helpottaa tietojen löytymistä. Oheista mallia voi soveltaa ja muokata omaan tarkoitukseen sopivaksi. Ylipäätään muistiosta on hyvä näkyä yrityksen, seuran tai yhdistyksen nimi, asiakirjan nimi, päivämäärä, kokouksen aihe ja läsnäolijat. Nämä kaikki tiedot ovat tavallisesti muistion alussa. Käsitellyt aiheet voi kirjata käsittelyjärjestyksessä ja panna kunkin oman otsikon alle, niin ne löytyvät helposti. Jos päätöstä ei synny ja asia siirretään seuraavaan kokoukseen, sekin kannattaa kirjata. Myös seuraavan kokouksen aika on hyvä laittaa loppuun.
Kirjallisesta asiakirjasta voi aina tarkistaa, mitä sovittiin tai kuka hoitaa tietyn asian.
Malli kokousmuistiosta
Lisätietoa:
Husu, Tarkoma ja Vuorijärvi, Ammattisuomen käsikirja, WSOY
Iisa, Piehl, Kankaanpää, Tekstintekijän käsikirja, Yrityskirjat
Lue myös juttu Standardi määrittelee asiakirjan asettelun