Julkaistu: 1.3.2009
Toimiva tiedote on lyhyt ja napakka
Tiedote on onnistunut, kun se on vastaanottajan mielestä kiinnostava ja asia on kerrottu ytimekkäästi. Tiedotetta voi verrata uutiseen: tärkein asia esitellään ensimmäiseksi.
Tiedotteen tehtävä on nimensä mukaisesti välittää tietoa lukijalle. Tiedon välittämisen lisäksi tiedotteen tavoitteena voi olla se, että lukija saadaan toimimaan halutulla tavalla. Tiedotetta laatiessa onkin hyvä miettiä sen tavoitetta: Onko tarkoitus vain tiedottaa vai saada aikaan myös toimintaa?
Hyvässä tiedotteessa kerrotaan tärkein asia ensimmäiseksi, jotta vastaanottaja saa heti tarvitsemansa tiedon eikä sitä tarvitse hakea. Kirjoittaja jäsentelee asiat niin, että lukija saa ne vaivattomasti. Kun pohtii, mikä on tiedotteen tärkein asia, sitä mietitään nimenomaan vastaanottajan kannalta. Jos lähetetään uutiskirjettä kuntosalin kävijöille, heitä kiinnostaa enemmän kuntosalin uudet aukioloajat kuin jäsenmaksun suorittaminen ajoissa. Kuntosalin kannalta tärkein asia on, että asiakas huolehtii jäsenmaksusta. Vastapuolen asemaan asettuminen auttaa miettimään tärkeysjärjestystä.
Hyvä jäsen!
Nyt voit aloittaa päiväsi aamutreenillä jo klo 7 alkaen. Jos taas treenaat mieluummin illalla, pääset salille klo 22 asti.
Tarkistathan, että olet maksanut jäsenmaksun ajoissa, niin harjoitteluun ei tule keskeytyksiä.
Terveisin
Kuntosali Hikipisara
Täsmätietoa ilman jaarittelua
Yhden liuskan mittainen tiedote on sopiva, mutta usein lyhyempikin riittää ja joskus taas pidempi on paikallaan. Pääasia on, ettei jaarittele turhaan, koska tiivis tiedote luetaan varmimmin. Loppuun kannattaa lisätä yhteystiedot, mistä saa lisätietoja, jos lukijalle jää avoimia kysymyksiä.
Selkeä ulkoasu vaikuttaa luettavuuteen. Kun asettelu on väljä, kappalejaot selkeitä ja tehokeinoja käytetty sopivasti, tiedotetta on mukava lukea. Maltti on valttia asettelussakin. Tiedote saa näyttää mieluummin asialliselta kuin liian täyteen ahdetulta koristeluineen, fontteineen ja kuvineen.
Jo otsikosta lukija pystyy päättelemään tiedotteen sisällön, siksi pääasian pitää olla otsikossa. Pitkässä tiedotteessa voi käyttää apuna myös väliotsikoita, jotta asiat löytyvät mahdollisimman helposti.
Vältä seuraavia otsikoita: ”Tärkeää asiaa!” ”Huomio asukkaat!” ”Muutoksia tulossa”. Pyri muotoilemaan otsikosta mahdollisimman kuvaileva, kuten ”Täitä päiväkodissa” ”Putkiremontti alkaa huhtikuussa” ”Toimitusjohtaja vaihtunut”.
Kun tiedotteen tavoite on saada vastaanottaja toimimaan, esitetään ohjeet mahdollisimman täsmällisesti. Jos karhutaan erääntyneitä maksuja, kerrotaan, mihin ja miten ne voi maksaa. Jos pyydetään ilmoittautumaan kevätretkelle, kerrotaan, kenelle ilmoittaudutaan ja mihin mennessä. Jos päiväkodissa on havaittu täitä, annetaan vanhemmille tarkat ohjeet, kuinka tutkia lapsen pää ja hoitaa täit pois.
Ikävä asia ilman kiertelyä
Sävyn valintaan vaikuttavat ennen muuta vastaanottajat. Tunteeko kirjoittaja heidät? Onko heillä samanlainen tausta? Kuinka paljon he tietävät asiasta ennestään?
Urheiluseuralle saattaa sopia rempseä tyyli, kun se kertoo tulevista kisoista ja houkuttelee osallistujia mukaan. Vakuutusyhtiö valitsee asiatyylin, kun se ilmoittaa vakuutusmaksujen nousseen. Työyhteisön sisäinen tiedote saa puolestaan olla työntekijöiden näköinen sen mukaan, onko töissä rento vai muodollinen ilmapiiri.
Myönteisestä asiasta on helpompaa tiedottaa kuin epämiellyttävästä. Ikävän asian pehmentäminen ja kiertely saa vastaanottajassa aikaan ärtymystä, siksi epämieluisakin asia pitää kertoa suoraan ja kiertelemättä. Eikä saa unohtaa perusteluja. Jos asiakkaille ilmoitetaan kanta-asiakasetujen loppumisesta, pitää selittää, miksi ratkaisuun on päädytty. Jos yrityksen pikkujoulut perutaan, on parasta olla hyvä syy valmiina. Jos jalkapalloharrastuksen kuukausimaksuja korotetaan tuntuvasti, asiallinen perustelu helpottaa vähän korotuksen hyväksymistä.
Lisätietoa: Katariina Iisa, Salli Kankaanpää ja Aino Piehl: Tekstintekijän käsikirja. (Yrityskirjat)