Julkaistu: 2.1.2009
Sähköpostiviestilläkin on sääntönsä
Kukapa tulisi enää toimeen ilman sähköpostia! Vaikka se onkin helppo tapa lähettää viestejä, täytyy välttää kuormittamasta vastaanottajaa turhaan.
Sähköpostista on tullut niin arkipäiväinen viestintäkanava, että jos jollain ei ole sähköpostiosoitetta, kulmakarvat nousevat hämmästyksestä ylös. Niin vaivaton ja kätevä väline kuin onkin, joitain ohjeita on hyvä panna mieleen.
Hyvin henkilökohtaiset asiat on edelleen parasta hoitaa kasvotusten niin hankalalta kuin se joskus tuntuukin. On epäkohteliasta ja sopimatonta haukkua paras ystävä sähköpostissa avioeroilmoituksesta puhumattakaan. Näinkin on kuulemma tehty. Toisaalta on niitäkin henkilöitä, joihin ei saisi ikinä mitään kontaktia ilman sähköpostin tuomaa turvaa. Henkilökohtaisten asioiden reposteluakin kannattaa välttää, koska sähköposteja on liiankin helppo lähettää eteenpäin. Jos taas pomo haukkuu alaisen lyttyyn kirjallisesti, jää viestistä oiva todiste huonosta kohtelusta!
Lyhyitäkin asioita lähetetään työkaverille sähköpostilla, jotta itselle jää kirjallinen todiste. Tähän tarkoitukseen sähköposti on loistava. Lähetetyistä ja saapuneista viesteistä voi tarkistaa käydyt keskustelut ja virkistää muistaa.
Ei määrä vaan laatu
Meilien määrä on yleensä se, mikä rasittaa vastaanottajaa, ei niinkään niiden sisältö. Kun sähköpostissa on lukemattomia viestejä satakunta, nousee ärtymys. Mistä päästä lähteä purkamaan viestejä? Erilaiset kansiot helpottavat järjestelytyötä, jos on looginen tapa nimetä kansiot. Eri asia on, muistaako myöhemmin, että kansioissa on käsittelemättömiä posteja.
Sähköposteihin odotetaan vastausta nopeasti. Jos omaan postiin ei ole reagoitu kahteen päivään, alkaa ihmettely, onko vastaanottaja ohittanut viestin täysin. Siinä vaiheessa tartutaan luuriin ja kysytään, miksei vastausta kuulu.
Turhaa kuormitusta pitäisi rajoittaa. Jos sadan viestin joukossa neljännes on soopaa: markkinointia, vitsejä tai muuta hoopoa, on rasittavaa kahlata meilejä läpi. Eräs toimistopäällikkö lähetti konttorin naisille muka-hauskoja pikkutuhmia posteja, kunnes yksi viesteistä lipsahti vahingossa asiakkaalle asti. Joillakin on tapana pitää yhteyttä niin, että lähettävät perjantaisin ystävilleen ja tutuilleen jonkin riemukkaan sähköpostin, jolle sitten on tarkoitus nauraa. Yhteydenpito saa olla vähän toisenlaista.
Kenelle kirjoitat?
Vaivattomuutensa ansiosta sähköposteissa käytetään melko vapaata kieltä, mikä on täysin sallittua, kun viestitään tuttujen kesken. Mutta kun lähettää yrityksen nimissä virallisia asiakirjoja, kuten tarjouksia, kieleen täytyy kiinnittää enemmän huomiota. Edelleen ajatellaan niin, että sähköpostilla saa viestiä niin kuin haluaa, mutta ei lainkaan ajatella, millaisen kuvan huolimaton teksti antaa yrityksestä. Asiallisessa sähköpostiviestissä on aina alkutervehdys ja lopussa kirjoittajan tarkat yhteystiedot.
Kieleksi on parasta valita selkeä yleiskieli ja kirjoittaa kunnollisia virkkeitä. Lukemista helpottavat väliotsikot tai numerointi, joihin vastaanottaja voi viitata. Ruudulta ei kovin pitkiä ja vaikeaselkoisia tekstejä jakseta lukea, joten kannattaa miettiä, jos jokin tieto olisi hyvä lähettää liitetiedostona.
Sähköpostissa ei jaaritella, vaan asia ilmaistaan napakasti. Tässä viestimuodossa on lupa käyttää lyhyitä lauseita, helppoja sanoja ja kappalejakoa usein. Näin viesti menee mahdollisimman hyvin perille.
Otsikoi osuvasti
Sähköpostien kirjoittamisesta on sekin hyöty, että on paljon tilaisuuksia harjoitella kirjallista ilmaisua eikä se ole ihan vähäinen etu.
Kielen eri vivahteet ja sävyt välittyvät sähköpostissa huonosti, joten niitä kannattaa käyttää harkiten. Hymiöllä saa tietenkin lisää sanottua, mutta se ei sovellu asiallisiin viesteihin. Kiihkeässä mielentilassa aloitettu viesti muuttuukin ehkä astetta maltillisemmaksi, kun asian joutuu ensin muotoilemaan.
Otsikointi on meilissä tärkeä, koska se ohjaa vastaanottajaa avaamaan viestin. Eräs kesällä lähetetty viesti oli otsikoitu Joulu tulla jollottaa ja sisälsi tärkeää tietoa henkilökunnan hyvinvoinnista. Aika moni työntekijöistä poisti viestin automaattisesti, koska lähettäjä oli tunnettu humoristisista lähetyksistään. Otsikon voi lisätä vaikka aivan viimeiseksi, kun miettii, mikä on viestin ydinasia.
Liian pitkät otsikot eivät näy läheskään kaikkien sähköpostiohjelmien otsikkokentässä. Jos lähettää usein sähköposteja, pääsee usein myös harjoittelemaan osuvan otsikon tekemistä!
Toisilla on tapana merkitä kaikki hiukankin kiireellisemmät viestit punaisella huutomerkillä. Eräskin tapaus kirjoitti kokouksesta viestejä muille, jotta nämä olisivat koko ajan vireessä. Liian usein käytetty tehokeino menettää nopeasti tehonsa.
Lähde: Anja Alasilta, Verkkoajan viestintä, Kauppakaari 2000